Effizientes Besprechungsmanagement

Aufgabe von Führungskräften ist es, Mitarbeiter und Teams zu führen. Dazu gehört auch ein effizientes Besprechungsmanagement. Besprechungen sind oft eine zeitraubende und anstrengende Angelegenheit – nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für die Führungskraft. Manche Themen kommen zu kurz, andere werden zu breit getreten. Oft kommt es auch vor, dass vom Thema abgeschweift wird und das Ergebnis der Besprechung nicht so ausfällt, wie die Führungskraft sich dies eigentlich gewünscht hätte. Um das zu verhindern und Besprechungen künftig zufriedenstellend abzuschließen, folgen ein paar für dich zusammengestellte Tipps:

1. Die richtige Vorbereitung

Mach dir vor dem Meeting klar, was du erwartest. Willst du auf ein bestimmtes Ergebnis hinarbeiten, Unklarheiten klären oder Aufgaben delegieren? Plane außerdem, welche Punkte angesprochen werden sollen, wie lange das Meeting dauern sollte und welche Mitarbeiter du für dieses Meeting einladen möchtest. Hilfreich ist es auch, den Zweck des Meetings so früh wie möglich anzukündigen. So können sich Mitarbeiter gezielt vorbereiten und Informationen sammeln.

2. Ein partnerschaftliches Gesprächsklima herstellen

Während eines Meetings geht es oft um die Lösung eines Problems. Mitarbeiter haben dazu ihren ganz eigenen Standpunkt und Lösungsvorschläge. Höre deinen Mitarbeitern also zu! Hierfür ist es wichtig, den Gesprächspartnern auf Augenhöhe zu begegnen. Schaffe ein partnerschaftliches Gesprächsklima, jedoch mit einem klaren Rahmen. Gesprächs- und Feedbackregeln sollten dabei eingehalten werden. Ist dies gewährleistet, sind Mitarbeiter eher dazu bereit, ihre persönliche Meinung zu äußern und Vorschläge zu unterbreiten, die bei der Lösungsfindung hilfreich sein können.

3. Priorisierung der Themen

Die Zeit während einer Besprechung ist oft begrenzt. Finde für dich heraus, welche Themen dir am wichtigsten sind, und priorisiere diese. Steig direkt mit dem wichtigsten Thema ein. Die Konzentration deiner Mitarbeiter ist zu Beginn der Besprechung am höchsten und nimmt dann rasch ab. Durch die richtige Priorisierung kann also das bestmögliche Ergebnis erreicht werden und es wird keine Zeit mit Aufgaben verschwendet, die du eventuell auch alleine oder zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten kannst.

4. Führe und moderiere die Besprechung

Mitarbeiter haben verschiedene Persönlichkeiten. So gibt es Typen, die gerne reden und präsentieren, und andere, die ihre Meinung zurückhalten oder zu schüchtern sind, um mit in das Gespräch einzusteigen. Es liegt an dir als Führungskraft, eine Balance zwischen diesen Persönlichkeiten zu schaffen und alle in das Gespräch miteinzubeziehen. Lass einzelne Mitarbeiter nicht die Besprechung dominieren, sondern sprich gezielt verschiedene Meinungen an. Solltest du unterschwellige Konflikte oder Spannungen innerhalb des Teams feststellen, übergeh sie nicht, sondern löse sie gemeinsam mit deinen Mitarbeitern. Spannungen verhindern, dass Meinungen frei geäußert werden, da Mitarbeiter möglicherweise die Angst entwickeln, verurteilt zu werden. Erst bei Beseitigung des Konfliktes ist ein effizientes weiteres Vorgehen gewährleistet.

5. Lass Raum für Diskussionen

Meetings bieten den Mitarbeitern die Chance ihre Meinung zu äußern. Als Führungskraft solltest du nicht erwarten, dass alle der gleichen Ansicht sind. Verschiedene Meinungen drücken unterschiedliche Blickwinkel aus und bringen dadurch oft bessere Ergebnisse hervor. Entstehen Diskussionen, solltest du diese deshalb nicht grundsätzlich unterbinden. Beurteile als Moderator der Besprechung stattdessen den Nutzen der Diskussion. Regt sie zu neuen Ideen und Ansätzen an, lass deinen Mitarbeitern Freiraum. Erkennst du hingegen keinerlei Nutzen in der Diskussion, unterbinde diese und leite zum nächsten Punkt über. Stelle außerdem sicher, dass deine Mitarbeiter auf einer sachlichen Ebene bleiben.

6. Die Ergebnisdokumentation

Neben der eigentlichen Verschriftlichung der Ergebnisse, sollte am Ende jedes Meetings eine Zusammenfassung der gesammelten Punkte erstellt werden. Benenne dafür einen Protokollanten, der die Besprechung aufzeichnet. Welche Themen wurden zufriedenstellend bearbeitet, welche Punkte sind noch offen oder gibt es Fragen, die im nächsten Meeting erneut angesprochen werden sollten? So kannst du den Überblick behalten und Ergebnisse besser herausfiltern.

Die Berücksichtigung dieser Punkte kann dir helfen, Meetings ergebniseffizienter zu gestalten. So werden Kosten eingespart und alle Beteiligten gehen insgesamt motivierter in die nächste Besprechung. Meetings stellen eine zeitliche Investition einer jeden Führungskraft dar. Stelle daher sicher, dass sich deine Investition lohnt!